Uslovi korišćenja aplikacije Microsoft Office-a 365

Opšti uslovi

1. Primena Uslova korišćenja Office 365

Ovi Uslovi korišćenja aplikacije Microsoft Office 365 (u daljem tekstu Uslovi korišćenja) primenjuju se na korišćenje aplikacija Microsoft Office-a 365 (Office 365) koje je omogućeno korisniku (u daljem tekstu Korisnik) od strane poslodavca sa kojim je sklopio Ugovor o radu, u ovom slučaju kompanije Metro Cash&Carry (u daljem tekstu METRO). Zaposleni mogu da koriste navedenu aplikaciju bez dodatne nadoknade, isključivo za poslovne svrhe.

Samo korišćenje Office 365 od strane zaposlenog ujedno znači i da je zaposleni saglasan i pristaje na primenu Uslova korišćenja. Samo uz prihvatanje ovih Uslova korišćenja, zaposleni može imati aktivan pristup sistemu Office 365 (Korisnički nalog) i na taj način će moći da koristi i dostupne aplikacije, čita sadržaj i koristi različite funkcije, i - u zavisnosti od vrste dodeljene licence - instalira aplikacije i koristi ih u internet pretraživaču (browser-u) ili online. Ukoliko zaposleni nije saglasan sa ovim Uslovima korišćenja, pristup aplikaciji Office 365 mu neće biti dostupan.

METRO pruža sve usluge korišćenja isključivo uz poštovanje ovih Uslova korišćenja. Za Korisnike neće biti dozvoljeno odstupanje od navedenih uslova čak i ako konkretno postupanje nije izričito okarakterisano od strane METRO-a kao odstupanje ili prema saznanjima METRO-a ne remeti dalje pružanje usluga i performansi u okviru navedene aplikacije.

2. Obim pružanja usluge

Da bi se Office 365 mogao koristiti, zaposleni, odnosno Korisnik mora imati METRO adresu e-pošte. Za prijavljivanje odnosno pristup, dovoljna je lozinka kreirana za Windows.

Usluge koje pruža METRO zavise od trenutno dostupne i instalirane funkcionalnosti sistema Office 365. METRO pruža ovu tehničku funkcionalnost besplatno, ali ne garantuje njenu dostupnost. Korisnik nema, sam po sebi, pravo na nezavisno korišćenje sistema Office 365 i na dostupnost određenih aplikacija ili karakteristika Office-a 365. Jedino METRO ima pravo da promeni aplikacije i karakteristike u Office-u 365, da stavi na raspolaganje nove aplikacije i funkcije, i potpuno ili delimično obustaviti pružanje usluge Office 365 i pripadajućih aplikacija i funkcija, u bilo koje vreme i bez obrazloženja.

METRO ima pravo da odbije bilo koji zahtev Korisnika za registrovanje i prijavu u sistemu, bez navođenja razloga.

Kao deo svojih tehničkih i operativnih sredstava, METRO nastoji da obezbedi funkcionisanje Office 365 sa minimalnim prekidima. Međutim, tehničke greške (kao što su nestanci struje, hardverske i softverske greške, tehnički problemi u vodovima za prenos podataka) mogu uzrokovati privremena ograničenja i neplanirane prekide.

3. Odgovornost

Svaki Korisnik je odgovoran za sve objave koje je napravio u Office-u, informacije, sadržaj i dokumenta koje je učinio dostupnim, kao i za druge interakcije u okviru Office 365 kao što su komentari, deljenja, sviđanja (u daljem tekstu zajednički Aktivnosti).

METRO ne preuzima odgovornost za Aktivnosti koje obavljaju pojedini Korisnici. METRO ne garantuje da su poruke, informacije, sadržaj i dokumenti (u daljem tekstu zajednički Sadržaj) koje objavi Korisnik u Office-u 365 kompletni, primenljivi, zakoniti, aktuelni ili pogodni za postizanje u njima postavljenog i opisanog cilja. METRO ne daje posebno odobrenje za Aktivnosti i ne proverava da li je Sadržaj potpun, tačan, zakonit i pravovremen.

METRO nema uticaja na Sadržaj web-sajtova povezanih trećih lica. METRO ne preuzima nikakvu odgovornost za tačnost i potpunost takvih web stranica i informacija sadržanih u njima.

4. Pravo korišćenja

Svaki Korisnik može dodati Sadržaj u Office 365 i učiniti ga dostupnim drugim korisnicima u skladu sa propisima koji se navode u daljem tekstu. Dodavanjem Sadržaja, Korisnik priznaje METRO-u neograničeno, nesmetano pravo prenosa i korišćenja određenog Sadržaja, naročito za:

čuvanje i objavljivanje Sadržaja, čineći ga javno dostupnim u okviru sistema Office 365,
uređivanje i reprodukciju Sadržaja, i
davanje prava korišćenja Sadržaja trećim licima.

Korisnik mora biti spreman da potvrdi i garantuje da je jedini nosilac svih prava za Sadržaj koji je dodao ili da je na neki drugi način ovlašćen (npr. validna saglasnost vlasnika autorskih prava) za dodavanje Sadržaja i dalje prava korišćenja i eksploatacije koja su navedena u ovom članu.

5. Bezbednost

Korisnik je u obavezi da čuva u tajnosti podatke potrebne za pristup sistemu i da ih zaštiti na odgovarajući način. Lični pristupni podaci ne smeju se prosleđivati trećim licima na upotrebu. Ukoliko Korisnik smatra, na osnovu utvrđenih činjenica, da treće lice ima neovlašćen pristup njegovom Korisničkom nalogu, u obavezi je da odmah kontaktira direktnog nadređenog Rukovodioca kao i Korisničku podršku METRO, dovoljno je i u obliku tekstualne poruke. Za svaku Aktivnost koja je sprovedena sa njegovog Korisničkog naloga, korišćenjem njegovih pristupnih podataka, odgovoran je sam Korisnik.

6. Zabrana upotrebe na privatnim uređajima

Upotreba sistema Office 365 na privatnim uređajima, tj. uređajima koji nisu zvanično obezbeđeni od strane METRO-a, zabranjena je, osim ako se privatni uređaji ne provere i odobre za tu svrhu posebnom dozvolom.

7. Promena radnog mesta unutar Metro Grupe i deaktiviranje Korisničkog naloga

Ukoliko zaposleni odnosno Korisnik promeni radno mesto u okviru METRO Grupe i samim tim promeni i e-mail adresu, postojeći Korisnički nalog će biti blokiran u momentu napuštanja prethodnog radnog mesta. Stupanjem na novo radno mesto, Korisnik dobija novi korisnički nalog koji se može kreirati u svakom momentu nakon blokade prethodno važećeg naloga. Ovi Uslovi korišćenja takođe se, na isti način, primenjuju na novi Korisnički nalog.

8. Kršenje propisa

METRO može Korisniku privremeno ili trajno obustaviti pristup sistemu Office 365 kada postoji jasan dokaz da je isti prekršio ove Uslove korišćenja i/ili važeći zakon, ili ako METRO ima bilo koji drugi legitimni interes za obustavu pristupa. Ako METRO pretrpi bilo kakvu štetu kao rezultat nepostupanja Korisnika u skladu sa Uslovima korišćenja ili povezanim postojećim opštim radnim ili ugovornim obavezama, Korisnik će biti odgovoran METRO-u u meri u kojoj je to propisano važećim Zakonom.U slučaju kršenja Uslova korišćenja od strane Korisnika, što bi u ovom kontekstu predstavljalo povredu radne obaveze, METRO zadržava pravo da preduzme mere u skladu sa Zakonom o radu, kao i da sprovede dalje pravne radnje.

9. Zaštita podataka

U okviru sistema Office 365, podaci o ličnosti se prikupljaju i čuvaju u Microsoft Cloud-u u datotekama širom Evrope ako su aktivno poslati od strane Korisnika, kada su preuzeti iz prethodnog sistema, uglavnom iz adresara u sklopu Upravljanja kontaktima Korisnika (Active Directory) ili u meri u kojoj se kreiraju prilikom redovnog korišćenja aplikacije.

10. Ostalo

Ako pojedinačne odredbe ovih Uslova korišćenja nemaju pravnu osnovu, izgube svoju primenljivost usled novonastalih okolnosti ili ako se u pravilima Upotrebe korišćenja pojavi „rupa u zakonu“, to ne utiče na zakonsku validnost drugih odredbi za koje ne važe gore navedeni slučajevi u datom momentu.

11. Izmene i ažuriranja važećih Uslova korišćenja

Zbog konstantnih poboljšanja i izmena pojedinačnih proizvoda iz paketa licenci Office 365, METRO zadržava pravo da upotpuni ili izmeni ove Uslove korišćenja.

Uslovi korišćenja svih aplikacija u okviru Office 365

1. Ograničenost korišćenja na upotrebu u službene svrhe

Office 365 je namenjen isključivo za upotrebu u službene svrhe. Upotreba aplikacija Office 365 u privatne svrhe nije dozvoljena.Dodavanje Sadržaja i Akcija u Office 365 od strane Korisnika, isključivo je dozvoljena u službene svrhe.

Sadržaj koji mu je dostupan, Korisnik je dužan da koristi samo u službene svrhe.

Prosleđivanje Sadržaja iz sistema Office 365 na primaoce van sistema, kao i bilo kakva distribucija Sadržaja van sistema Office 365 nije dozvoljena u ovom kontekstu, ukoliko za to nema zvaničnog službenog razloga.

2. Samoopredeljenje na obim korišćenja

Na Korisniku je da sam odredi svoj nivo uključenosti u Office 365 dodavanjem dokumenata i informacija u svoj korisnički profil u aplikaciji Delve kao i kroz sopstvene ili aktivne poruke, tj. ostavljanje poruka i komentara na objave drugih korisnika, korišćenjem funkcija za ćaskanje (chat) i video ćaskanje i druge Akcije (npr. deljenja, sviđanja).

Korisnik je odgovoran za Sadržaj i Akciju koju dodaje. Sve objave putem Teams-a ili odgovarajućih kanala komunikacije su napravljene koristeći pravo ime Korisnika; anonimne objave nisu moguće.

3. Čuvanje Sadržaja

Svaki Korisnik pojedinačno, ukoliko je potrebno, proverava da li Sadržaj koji je uskladišten u sistemu Office 365 treba da bude dostupan i na drugom mestu (u drugim sistemima, aplikacijama itd) i nakon konsultacije sa pretpostavljenim, Sadržaj čuva i skladišti i na toj drugoj lokaciji. Mora se takođe proveriti da li je na tim drugim mestima ili na drugim sistemima obezbeđena dostupnost Sadržaja u službene svrhe i ako je potrebno, obezbediti određeni zahtevi za pristupom u skladu sa Zakonom, od strane svakog zainteresovanog Odeljenja posebno.

4. Kodeks ponašanja

Svi Korisnici, odnosno zaposleni u METRO-u, u obavezi su da se pridržavaju sledećeg propisanog Kodeksa ponašanja prilikom korišćenja Office 365:

Zabranjuje se stavljanje na raspolaganje, čuvanje, distribucija ili prenos Sadržaja, kao i Akcija koje:

krše zakone ili druga podzakonska akta;
krše lična ili prava intelektualne svojine trećih lica;
sadrže lažne tvrdnje ili pogrešne činjenice;
ugrožavaju, predstavljaju klevetu, nepristojne su, štetne, uznemirujuće, rasno ili etnički uvredljive ili štetne na drugi način;
podstiču nezakonite aktivnosti;
prikazuju slike pornografskog sadržaja;
promovišu protivzakonito nasilje;
diskriminatorni su u odnosu na rasu, pol, boju kože, veroispovest, seksualnu orijentaciju, invaliditet;
mogu kontinuirano da ugrožavaju stabilnost poslovanja; ili
su na drugi način nezakoniti, povređuju ili nanose štetu pojedincima, ugrožavaju prava lične svojine ili druga prava trećih lica.

Osim toga, Korisniku je zabranjeno:

vređanje ili uznemiravanje drugih lica ili kršenje prava trećih lica (npr. ličnih prava) na bilo koji način;
postavljanje fotografija ili video snimaka bez pristanka odnosno saglasnosti osoba koje se na njima mogu identifikovati i na taj način ugrožavanje njihovih ličnih prava;
lažno predstavljanje u ime osobe ili subjekta, falsifikovanje dodele Sadržaja ili onemogućavanje povezivanja bilo kog Sadržaja sa određenim autorom; falsifikovanje ili uklanjanje bilo kojih zakonskih ili drugih obaveštenja ili identifikacionih oznaka, oznaka porekla ili izvora softvera ili druge komponente bilo kog Sadržaja;
sprečavanje drugih Korisnika da koriste Office 365, ometanje ili ograničavanje korišćenja drugim Korisnicima;
korišćenje Office 365 u nezakonite svrhe;
ometanje ili izazivanje prekida funkcionisanja Office 365, servera ili mreže povezane sa sistemom Office 365 i kršenje zahteva, procedura, smernica i propisa mreža koje su povezane sa sistemom Office 365;
korišćenje robota, pauka i aplikacija za pretraživanje ili preuzimanje Sadržaja, korišćenje drugih alata za preuzimanje ili indeksiranje sistema Office 365 delimično ili u celosti ili za prikupljanje informacija o Korisnicima bez njihovog pristanka;
omogućavanje ili davanje uputstava za sprovođenje nezakonitih radnji ili učestvovanje u nanošenju fizičkih povreda grupi ili pojedincu;
pristup, čuvanje, obrada ili prenos virusa, crva, bagova, trojanskih konja (viruses, worms, bugs, Trojan horses) ili drugih elemenata destruktivnih po sistem.

Ukoliko poštuje Kodeks ponašanja, smatra se da je Korisnik u potpunosti saglasan da koristi Office 365 u skladu sa svim primenljivim zakonskim odredbama.

Učtivost i pristojnost u ophođenju i saradnji sa kolegama, kao i poštovanje drugog mišljenja se podrazumeva i mora se kao takvo negovati.

5. Prava trećih lica

Sadržaj dostupan u sistemu Office 365 može biti zaštićen autorskim pravom ili drugim zakonom o zaštiti intelektualne svojine i može biti u vlasništvu METRO-a ili trećih lica koja su Sadržaj obezbedila. Kompilacija Sadržaja kao takvog može biti zaštićena kao baza podataka ili proizvod baze podataka uskladu s odgovarajućim zakonom. Takav Sadržaj se može koristiti samo u skladu sa ovim Uslovima korišćenja i u skladu sa odgovarajućim pravima METRO-a ili ostalih trećih lica.

6. Poverljivost

Korisnici se moraju pridržavati pravila vezanih za poverljivost operativnih i poslovnih informacija. Važno je osigurati da Sadržaj koji sadrži poverljive informacije, posebno Sadržaj sa podacima koji predstavljaju poslovnu tajnu, bude dostupan samo odgovarajućoj grupi ovlašćenih osoba.

7. Postupanje po uputstvu nadređenog

U slučaju sumnje u tumačenje ovih Uslova korišćenja, posebno u pogledu pojedinačnih uslova za korišćenje aplikacija Office 365, Korisnik je u obavezi da kontaktira svog nadređenog - neposrednog rukovodioca i Korisnički servis

8. Izveštavanje o prekršajima

U slučaju potrebe da prijavi kršenje Uslova korišćenja ili važećeg zakona ili propisa, Korisnik prvo kontaktira svog pretpostavljenog i navodi detaljne informacije o prekršaju, naročito:

Kada i gde je došlo do kršenja propisa?
Na koji Sadržaj to utiče?
Na koju osobu/e to utiče?
Koja vrsta prekršaja se dogodila?

Posebni uslovi za pojedine aplikacije sistema Office 365

1. Važnost Sadržaja kao prioritet Teams-a

Sadržaj koji se deli komunikacionim kanalom i može u nekom trenutku biti važan i za druge kolege, mora biti pažljivo odabran. Takav Sadržaj i informacije su rezervisani za Teams i odgovarajuće, dostupne kanale komunikacije i ne moraju se zadržati i/ili komunicirati isključivo putem ćaskanja (chat-ovanjem).

2. Dodavanje drugih Korisnika u ćaskanje (chat-ovanje)

Korisnik može dodati nove korisnike u postojeća ćaskanja. Takođe, Korisnik ima opciju da objavi istoriju ćaskanja tako da novi dodati korisnici mogu imati uvid u prethodnu istoriju ćaskanja. Ako je potrebno, može se definisati vremenski raspon za koji se može pregledati istorija ćaskanja. Pre same objave istorije ćaskanja, Korisnik je u obavezi da pažljivo pregleda njen Sadržaj. Istorije ćaskanja ne smeju se objavljivati ako ne postoji poslovna potreba da novi Korisnik vidi njihov Sadržaj.

3. Upravljanje Timom

U svakom Timu postoje tri uloge (role) sa različitim ovlašćenjima: vlasnici koji mogu dodati i ukloniti Korisnike iz timskih i individualnih kanala (Vlasnici), zaposleni koji su samo članovi i nemaju takva prava (Članovi) i spoljni Korisnici koji su pozvani kao gosti (Gosti), nemaju svoje METRO e-mail adrese i koji, isto kao i Članovi, nemaju prava koja imaju Vlasnici. Svaki Vlasnik Tima mora da obezbedi najmanje još jednog dodatnog Vlasnika, kako bi u slučaju njegovog odlaska bilo obezbeđeno organizovanje Članova i Gostiju kao i nesmetan pristup Sadržaju na Teams-u od strane zaposlenih u konkretnom METRO-u ili METRO grupi (Zaposleni METRO-a).

Prilikom dodavanja novih Članova Teams-u ili određenom kanalu unutar njega, Vlasnik je u obavezi da pažljivo proveri dodati Sadržaj i sačuvani Sadržaj na Teams-u ili konkretnom kanalu. Pristup Sadržaju mora biti odobren isključivo u skladu sa principom „treba da zna“. U tom smislu se Timu ili kanalu dodaju samo Članovi koji imaju potrebu za neposrednim pristupom Sadržaju koji se dodaje i čuva na Teams-u ili kanalu, kako bi mogli da izvrše određeni poslovni zadatak. Na isti način se postupa i prilikom dodavanja Gostiju. Posebno treba obratiti pažnju ukoliko je putem Teams-a ili kanala razmenjen ili sačuvan posebno poverljiv Sadržaj.

Zaposleni u METRO-u mogu biti dodati u Teams ili kanal samo sa svojom zvaničnom e-mail adresom, tj. sa svojim postojećim Korisničkim nalogom. Zaposleni u METRO-u se ne mogu dodavati putem njihove privatne e-mail adrese.

Gosti mogu biti dodati u Teams ili kanal samo ako je njihovo ime jasno naznačeno na njihovoj e-mail adresi. Nije dozvoljeno dodavati Goste sa e-mail adresama koje umesto imena sadrže pseudonime (npr mak123@domain.com).

Vlasnik Tima mora redovno, u propisanim intervalima ( kvartalno u skladu sa internom procedurom ORG 001 Uputstvo za rukovanje korisničkim nalozima) proveravati da li su Članovi Tima kao i odgovarajući kanali unutar Teams-a aktuelni i da li neki Član treba da bude uklonjen iz Teams-a ili kanala. Važno je da pažljivo proveri da li još uvek postoji potreba da pojedini Članovi imaju pristup dodatom ili sačuvanom Sadržaju u Teams-u ili u kanalu. Pristup Sadržaju mora biti strogo zasnovan na principu „treba da zna“, tako da Članovi kojima nije neophodan neposredan pristup Sadržaju Teams-a ili kanala za izvršavanje poslovnih zadataka moraju odmah biti uklonjeni. Preporučuje se da Vlasnik Tima za ovu svrhu postavi mesečni podsetnik u kalendar.

U slučaju dileme, Vlasnik se po pitanju dodavanja ili uklanjanje Članova iz Teams-a ili sa kanala, konsultuje sa drugim Vlasnicima.

4. Dodavanje sadržaja Teams-u

Pre dodavanja Sadržaja Teams-u ili pojedinačnim kanalima, važno je prethodno proveriti da li Korisnik Teams-a ili kanala ima pravo pristupa Sadržaju koji je objavljen i sačuvan u Teams-u ili kanalu. Pristup Sadržaju mora biti odobren isključivo u skladu sa principom „treba da zna“. Dozvoljeno je Teams-u ili kanalu dodavati samo Sadržaj za koji je potrebno omogućiti neposredni pristup Korisnicima kojima jeto neophodno za izvršenje određenih poslovnih zadataka, a uključeni su u Tim ili komunikacioni kanal. Ukoliko u Teams-u ili kanalu učestvuje Gost, Sadržaj koji se dodaje prethodno mora biti pregledan sa posebnom pažnjom. Radi uočljive identifikacije, ispod imena Tima može se staviti napomena „Ovom Timu su priključeni Gosti.“ (“This Team contains Guests”).

U slučaju bilo kakve sumnje, može se kreirati novi Tim ili novi kanal u koji će biti uključeni samo odgovarajući, ovlašćeni Korisnici.

5. Čuvanje i objavljivanje Sadržaja na aplikaciji OneDrive

Aplikacija OneDrive omogućuje Korisniku skladištenje Sadržaja u ličnom prostoru. OneDrive se može koristiti samo u službene svrhe. Čuvanje privatnog Sadržaja na aplikaciji OneDrive je izričito zabranjeno.

U okviru aplikacije OneDrive, postoji opcija da se drugim Korisnicima omogući pregled i uređivanje objavljenog i sačuvanog Sadržaja u ličnom prostoru. U tom slučaju, Korisnik je u obavezi da proveri da li ostali Korisnici imaju pravo pristupa konkretnom Sadržaju, pre nego što ga objavi i učini dostupnim. Pristup Sadržaju mora biti odobren isključivo u skladu sa principom „treba da zna“. Takav Sadržaj se može objaviti samo kada je od drugog Korisnika zahtevano da ima neposredan pristup istom radi ispunjavanja određenog radnog zadatka. Posebno se mora proveriti Sadržaj koji se objavljuje za Goste i spoljne Korisnike koji nisu zaposleni u METRO-u.

6. Uređivanje Sadržaja u Office-u, Teams-u i Planner-u

Aplikacije Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams i Planner omogućavaju Korisnicima da uređuju Sadržaj koji je skladišten na zajedničkom prostoru. Prilikom uređivanja ovog Sadržaja, svaki Korisnik mora izmene sprovoditi odgovorno vodeći pri tom računa da one ne utiču negativno na rad drugih kolega i Korisnika. Nije dozvoljeno brisanje ili premeštanje sadržaja ukoliko za to ne postoji službeni razlog. Uopšte uzevši, Sadržaj treba menjati, brisati ili premeštati samo ako je to dogovoreno između konkretnih Korisnika i ako nema naznaka da to na bilo koji način negativno utiče na rad drugih kolega i Korisnika.

U skladu sa gore navedenim opcijama, svaki Korisnik zasebno proverava da li želi da sačuva određenu verziju izmenjenog ili sačuvanog Sadržaja u aplikacijama tj. na svom ličnom OneDrive-u. Kada su u pitanju izmene Sadržaja vezane za važna dokumenta i informacije, Korisnik mora voditi računa o tome da prikaz sačuvanih dokumenata omogućava praćenje svih učinjenih izmena kao i njihovu sledljivost.

Datum poslednje revizije: 06.03.2019.